Dokumenten-Management

[satmax]

Hallo,

arbeitet jemand von Euch mit einem Dokumenten Management System? Ich stelle mir das so vor, der Kunde kann verschiedene, zu einem Akt gehörende Dokumente einscannen. Diese Dokumente werden, als PDF gespeichert, mit dem Akt und/oder Auftrag/Rechnung verknüpft. Ich möchte da nicht unbedingt das Rad neu erfinden, gibt es da fertige und bezahlbare Lösungen die man in eigene Programme einbinden kann?

Gruß
Markus

[Bertram Hansen]

Hallo Markus,

dafür gibt es verschiedene Programme. Wir haben eine Anbindung für unsere Kunden an das Produkt ELO-Office http://www.elo.com realisert und übergeben z.b. die Ausgangsbelege.

[AUGE_OHR]

arbeitet jemand von Euch mit einem Dokumenten Management System?

Windows ?

Im Prinzip hast du ja seit Vista diese Richtung im OS() z.b. SearchIndex welcher auch den Inhalt von Dokumenten ( auch PDF ) in den Index aufnimmt
wenn man von den "Kacheln" mal absieht gibt es den Desktop, was ein Listview ist, von dem der User aus agiert.
der User legt unzählige Ordner auf seinem Desktop an ... unsortiert ... kreuz und quer ...

wenn man nun seine Xbase++ Applikation als Shell installiert und dem User sein eigenes Listview als Desktop präsentiert dann hat man schon die Basis für ein DMS.
Nebeneffekt : der User "sieht" nur noch das was du ihm zeigst

[Tom]

Ich mache das selbst in der Applikation. Zu jedem Kunden entsteht bei der Neuerfassung automatisch ein (ggf. verzweigter) Dokumentenordner, der auch von außen leicht zu finden ist, darin ein Unterordner, der "Automatisch hinzufügen" heißt. Speichert man dort Dokumente, werden diese automatisch mit einem entsprechenden Hinweis in das Management aufgenommen. Dort kann man sie kategorisieren, mit Vermerken versehen, mit Mitarbeiterdaten verknüpfen und vieles mehr - zum Beispiel, die Dokumente anschauen (Excel, Word, PDF, Tabellen, Bilder usw.) und drucken oder in Formularordner aufnehmen (automatische Aktenmappe). Natürlich kann man in dieses System auch direkt Dokumente aufnehmen (auch per Drag&Drop). Fügt man Dokumente hinzu, gibt es die Option, die Kopien der Dokumente in den Dokumentenordner aufzunehmen oder sie dorthin zu verschieben. Absolute Pfade, die irgendwo hinzeigen, sind zusätzlich gestattet. Usw. Sehr propreitär, aber auch sehr elegant und wunderbar verwaltbar.

[satmax]

Es würde sich bei mir die Auftragsnummer anbieten, aber ich habe Kunden mit mehr als 200000 Aufträge. Da bekomme ich ein Problem mit den Unterordnern. Zu jeden Auftrag gibt es 1-3 PDF Dokumente (scans).

Gruß
Markus

[Wolfgang Ciriack]

Also ich habe bei mir ein Archiv-Ordner unterdem alle Dokumente nach Typ, Jahr, Monat abgelegt sind und mit einer eindeutigen (z.B. Auftrags-, WE-nummer) versehen sind. Über Funktionen, an die ich Typ, Datum und Nummer übergebe, finde und lager ich die Dokumente. Hat den Vorteil, dass man selbst im Explorer noch die Dokumente ansehen kann, da dann nicht 1000de von Dokumenten in einem Ordner sind.

[satmax]

Hallo Wolfgang,

das klingt gut, kann ich mir auch vorstellen, danke!

Markus

[brandelh]

Es würde sich bei mir die Auftragsnummer anbieten, aber ich habe Kunden mit mehr als 200000 Aufträge.
Da bekomme ich ein Problem mit den Unterordnern. Zu jeden Auftrag gibt es 1-3 PDF Dokumente (scans).

Meines Wissens ist die Anzahl von Dokumenten in Unterverzeichnissen seit NTFS nicht beschränkt.
Wenn du den Namen weißt (oder speicherst) geht der Zugriff schnell.
Der Explorer könnte etwas Zeit brauchen um die zu finden ... aber wenn du die Menge an Daten (200000 * 3 * ? KB) in eine Memodatei schreibst,
dann wird die Datei riesig und jeder Fehler zerstört alle Daten. Der Dateiname muss die Zuordnung zum Kunden (je Kunde ein Verzeichnis), zum Auftrag und am Besten noch ein Datum haben.
Wenn du so aus einem Datensatz heraus den Namen berechnen kannst den du anzeigen willst ist es am sichersten und schnellsten.

Ein fremdes Dok-System zu nutzen mag auf den ersten Blick verlockend sein aber wenn der Kunde dann Anforderungen stellt, die du so nicht mit dem Fremdsystem umsetzen kannst ist es eine Belastung.
Falls der Kunde aber sowieso schon eines nutzen würde, wäre das natürlich etwas anderes.