Inoffizielles deutsches Xbase-Forum

Hallo,

ich bin auf der Suche nach einem DMS-System zur eigenen Verwendung (kleine
Firma) und der Markt hiefür ist riesig und unübersichtlich.

Die Kosten sollten noch überschaubar sein.

Der eine oder andere verwendet doch sicher selbst ein DMS-System.

Es wäre schön, wenn ihr mir ganz kurz eure Erfahrungen mitteilen würdet.

Vielen Dank.

Michael Hagl

Hallo Michael,

soweit ich weiss, ist Dokuware https://www.docuware.com/de eine sehr gute Lösung.

Preiswerter wäre aber ELO Office http://www.elo-office.de/

Hallo Andreas,

danke für Deine Antwort. Dokuware kenne ich bereits ein wenig, da es einer meiner Kunden einsetzt und ich hier auch bereits mehrere Schnittstellen bediene.

Aber für meine Firma ist Dokuware viel zu teuer.

Ich finde es schon interessant, das DMS bei sehr vielen Firmen noch überhaupt kein Thema zu sein scheint, oder ist gibt halt noch nichts passenden und bezahlbares für kleinere Firmen wobei ja zur Software noch entsprechende Hardware (Dokumentenscanner und Speichersystem) dazu kommt.

Hallo Michael,

es gibt, soweit ich weiß, noch viele Open-Source-Projekte, die sich mit dem Thema beschäftigen. Welche das jetzt sind, weiß ich leider nicht mehr. Meine Nachforschungen liegen schon sehr weit zurück.
Du hast recht, Docuware kostet einiges. Ich kenne Firmen, die vorher Docuware verkauft haben und mittlerweile nur ELO-Office-Produkte verkaufen, weil diese günstiger und besser zu verkaufen sind.

Hallo Michael,

Michal hat geschrieben: Ich finde es schon interessant, das DMS bei sehr vielen Firmen noch überhaupt kein Thema zu sein scheint.........................

kleiner Firmen schreckt nicht so sehr die einmaligen Investitionskosten für Hard- und Software, sondern die laufenden Personalkosten.

Wenn du dich auf die Suche nach geeigneter Hard- und Software machts, wirst du sehr schnell festellen, dass nur wenig geeignetes
angeboten wird. Versprochen wurde mir schon jede Menge(sogar schriftlich von einem Markenhersteller), nur funktioniert hat trotz
hoher Investionskosten nichts.

Gruß
Alfred

Hallo Alfred,

ich glaube nicht, dass es an den laufenden Personalkosten liegt. Die sollten mit einem guten DMS eher niedriger sein.
Es ist natürlich völlig sinnfrei, trotz DMS dann Angebote, AB, Lieferschein und RE als Kopie auszudrucken und irgendwo abzuheften. Grundsätzlich sollte alles was, nicht zwingend im Original vorhanden sein muss (Urkunden, Verträge, Steuerbescheide) eingescannt und dann geschreddert werden.
Weiter geht's auch ohne leistungsfähige Texterkennung und Volltextsuche nicht. Eine manuelle Verschlagwortung muss zwar möglich, darf aber nicht notwendig sein. Ohne Anpassung der eigenen Arbeitsabläufe wird DMS nicht funktionieren.

Ich glaube nicht, dass es an der Hardware scheitert, das ist ja nur ein Archivrechner mit einem schnellen Plattensystem als Arbeitslaufwerk und entsprechende Systeme zur Datensicherung bzw. Langzeit-Archivierung. Weiter ist ein leistungsfähiger Scanner (Duplex) notwendig. Die Scanner von günstigen MFC-Geräten sind da eher nicht geeignet.

Der Knackpunkt ist und bleibt die Archivierungssoftware. Und da es hier und auch in anderen Foren offensichtlich keine kleinen Firmen als Nutzer gibt, die über ihre Erfahrungen berichten, bleibt mir nur übrig, eins nach dem Anderen auszuprobieren.

Hallo Michael,

Michael hat geschrieben: Ich glaube nicht, dass es an den laufenden Personalkosten liegt. Die sollten mit einem guten DMS eher niedriger sein.

Du hast ja nach Erfahrung gefragt. Hier liegt ein Denkfehler vor, die Personalkosten würden doch ohne DMS
erst gar nicht entstehen und der Mitarbeiter könnte sich mit dem beschäftigen, wofür er eingestellt worden ist.
Scanne einfach mal einige Belege ein und Du weist sofort wovon ich rede.

Michael hat geschrieben: Es ist natürlich völlig sinnfrei, trotz DMS dann Angebote, AB, Lieferschein und RE als Kopie auszudrucken und irgendwo abzuheften. Grundsätzlich sollte alles was, nicht zwingend im Original vorhanden sein muss (Urkunden, Verträge, Steuerbescheide) eingescannt und dann geschreddert werden.

Ich kann dir als Fachmann nur sagen wer Orginale schreddert, der hat sich nicht mit der GoBD wirklich auseinandergesetzt und noch nie eine Betriebsprüfung abgewickelt oder einen Finanzgerichtsprozess geführt.
Derzeit wird z.B. von Steuerfachleuten davon abgeraten sich elektronische Rechnungen geben zu lassen.

Michael hat geschrieben: Ich glaube nicht, dass es an der Hardware scheitert, .............................................................. Weiter ist ein leistungsfähiger Scanner (Duplex) notwendig. Die Scanner von günstigen MFC-Geräten sind da eher nicht geeignet.

Ich hatte ein MFC-Gerät dass über 10.000 € gekostet hat. Einfach nur Schrott für diesen Zweck.
Ich kenne mehrere EDV-Fachleute die einen Schreikrampf bekommen wenn ich sie auf das Thema Scanner anspreche.
Ich hatte zerstörte Belege, grundsätzlich eine Riefe in der Mitte in alle Belegen. Von der Scannqualität die sich nicht einstellen lies ganz zu schweigen.
Das Problem ist, wer hat bitte nur Belege in DIN A4.
Farbiges Papier, kariertes Papier, blauer Kugelschreiber,
Zum Thema Duplex könnte ein Informatiker garantiert eine Diplomarbeit verfassen.

Eine kleine Firma braucht keine Archivierungssoftware, sondern nur eine saubere Struktur der Ablage der Dokumente.

Bevor man man sich Gedanken über DMS macht, müssen sich die meisten kleineren Firmen erst mal Gedanken
zur Datensicherung machen.

Gruß
Alfred

Servus,

unsere KFZ Zulassungsstelle verwendet Fujitsu-Scanner, die sind extrem gut und schlucken alles, vom KFZ-Schein über TÜV-Belege, Quittungen, A4, versch. Dicken etc. Machen aber kein duplex. Die Mitarbeiter sind begeistert, funktionieren lt. deren Aussage problemlos.
Den genauen Typ konnte ich leider nicht erkennen.

Ein Kunde von mir hat sich sein eigenes DMS geschrieben. Eben weil alles, was auf dem Markt ist, ihm nicht behagte. Von den Funktionen und/oder dem Preis her.

OK, sein System ist extrem, nun ja, minimalistisch. Alle Belege bekommen direkt beim Öffnen der Post oben die Kundennummer manuell draufgeschrieben. Dann wird alles als Stapel mit einem billigen kleinen Scanner gescannt, alle Scans landen auf dem Server in einem Eingangs-Ordner. Andere Mitarbeiter können nun nach und nach mit einer eigenen Software diesen Ordner durchgehen, auch mehrere Mitarbeiter parallel. Der jeweils nächste Scan wird angezeigt, und die Kundennummer in das entsprechende Feld eingetragen. Der Scan wird in ein Unterverzeichnis mit dem Nummernkreis verschoben, in dem diese Kundennummer liegt. Und der nächste Scan wird zur Verarbeitung angezeigt. So verarbeiten die jeden Tag mehrere Dutzend Eingänge.

OK, kein OCR. Wenn man was sucht muß man wissen was und wo. Das ERP bietet die Möglichkeit, alle Scans eines Kunden aufzulisten, und die Scans direkt anzusehen. Denen reicht das völlig aus. Klar, manchmal muß man so einiges durchblättern, bis man das Richtige gefunden hat. Aber immer noch schneller als ins Archiv gehen, Ordner suchen, Beleg suchen. Und der Mitarbeiter sitzt dabei erreichbar an seinem Arbeitsplatz. Im Archiv ist der erstmal verschwunden. Unkontrollierbar lange.

Wie gesagt. Eine eher minimalistische Lösung. Hat aber auch seine Vorteile, insbesondere finanzielle.

Und ja natürlich, Originale sollte man niemals schreddern vor Ablauf irgendwelcher gesetzlicher Fristen. Ganz Böse!

Jan

Also bzgl. Scanner verwende ich (und auf meine Empfehlung auch einige Kunden) einen Canon DR-C125. Bin seit ca. 3 Jahren sehr zufrieden damit, sehr schnell, zuverlässig, Vorder- und Rückseite, Schnellscantaste etc. Nimmt auch kaum Platz weg, da Auswurf auch wieder nach oben. Preis so ca. 350,00 € netto.

Unser Unternehmen arbeitet hier mit der DMS-Software Doxis4 von SER. Wir nutzen das Ganze natürlich im großen Stil, aber vielleicht gibt es da ja auch eine kleinere Version für den privaten Gebrauch. Über Preise kann ich leider nichts sagen, auch auf der Homepage finde ich dazu nichts. Es macht aber ja sicher immer Sinn mehrere Anbieter anzusprechen und sich passende Angebote einzuholen.

Warum nicht selber was schreiben?
Bin am Planen, so was zu tun...

also mir gefällt da ELO sehr gut. Ich war gestern auf einer Veranstaltung von ELO. Bietet sehr viele Möglichkeiten und man selber alles einstellen und organisieren. Über Preise wurde da nicht gesprochen. Aber ich bin sicher gibt es für jeden Geldbeutel. Und an welches System ELO angedockt wird spielt auch keine Rolle.

@Herbert. warum das Rad neu erfinden.

Rolf Ramacher hat geschrieben:@Herbert. warum das Rad neu erfinden.

weil wir das alle selber mit unseren Programmen auch tun! Dadurch wird das Ganze bestens integriert. Dieses Modul kann ich so später an alle meine Programme anschliessen - und ist selbstverständlich besser
Und sooo schwer ist das nicht.

=D>

Mal so in die Runde geworfen!

ELO bietet die Möglichkeit über eine ActiveX-Komponente Beleg mit "Verschlagwortung" (Übergabe von Suchbegriffen) zu übergeben.

Mal auch in die Runde geworfen
Wer hat die SChnittstelle zu ELO schon und würde die gegen Bezahlung
hergeben oder erstellen ?