Planung von Datenbanken

[Gerd König]

Hallo Manfred,

wir machen das so, daß beim Drucken der relevante Beleg (Lieferscheine, Rechnungen) zuerst als PDF-Datei gespeichert wird. Anschließend wird diese PDF-Datei geöffnet und kann dann gedruckt werden. Damit ist gleichzeitg das Archivierungsproblem gelöst.

Gruß Gerd

[Manfred]

Hi Gerd,

gut, das bezieht sich aber nur auf Rechnungen. Die sollten ja nicht mehr nachträglich geändert werden (können) Aber der Weg dazwischen, der ist damit nicht geklärt. Vom Angebot zum Lieferschein und dann zur Rechnung.

[Rolf Ramacher]

Hi Manfred,

du darfst eine Rechnung nicht mehr verändern. Den Lösungsansatz von Gerd ist übrigens finde ich auch gut.

[Jan]

Rolf,

prinzipiell magst Du recht haben. Aber bei uns ist das so, daß wir ab und an mal welche ändern. Dann aber immer nur im gegeseitigen Einvernehmen mit dem Kunden. Weil z. B. die Anschrift doch anders lauten muß (wir arbeiten viel mit Architekten und Planern, da kann man vorher noch so genau nachfragen, die korrekte Rechnungsadresse bekommt man regelmäßig erst nach Rechnungsstellung. Weil die damit das Zahlungsziel nach hinten schieben). Oder bestimmte Positionen lt. Angebot berechnet wurden, aber anders zum Einsatz kamen und vor Rechnungstellung nicht mehr korrigiert wurden.

Und selbstverständlich haben bei uns im Haus nur 2 Personen das Recht, eine Rechnung zu ändern. Der Chef und ich. Damit hier nicht jeder Schindluder damit treiben kann. Denn natürlich darf man Rechnungen nicht nachträglich ändern. Das würde ja letztendlich dem Steuerhinterzug Tür und Tor öffnen. Aber in solchen speziellen Fällen wird es halt manchmal notwendig.

Jan

[Manfred]

Hi Rolf,

sorry, aber liest Du Dir nie durch, was vorher geschrieben wurde?

Ich habe die Rechnung explizit ausgeschlossen und mich nur auf Angebote und Lieferscheine bezogen. Aber nix für ungut, ich weiß wie besorgt Du bist.

[brandelh]

sorry, aber liest Du Dir nie durch, was vorher geschrieben wurde?

bei mehrseitigen Themen, die ab und an auch noch in andere verzweigen, wie soll man da alles lesen und sauber im Kopf behalten

Ich bin im Programm auch freizügiger, das hängt damit zusammen, dass die Chefin selbst bedient , also kann diese jederzeit das Anschriftenfeld (und auch den Rest) der Rechnung, das Angebot etc. ändern.

ABER was einfach nicht sein darf, ist dass eine Änderung in den Stammdaten die Adresse, Bezeichnung oder gar den Preis in einer Rechnung, Angebot oder sonstigem Schreiben ändern darf. Die anderen 'Freizügigkeiten' sind natürlich je nach Anforderung auf verboten

[Manfred]

Hi Hubert,

bei mehrseitigen Themen, die ab und an auch noch in andere verzweigen, wie soll man da alles lesen und sauber im Kopf behalten

es war genau über seinem Posting. Deshalb habe ich gefragt.
Aber egal, es gibt wirklich schlimmeres

ABER was einfach nicht sein darf, ist dass eine Änderung in den Stammdaten die Adresse, Bezeichnung oder gar den Preis in einer Rechnung, Angebot oder sonstigem Schreiben ändern darf. Die anderen 'Freizügigkeiten' sind natürlich je nach Anforderung auf verboten

Da bin ich ganz und gar Deiner Meinung und auch derer, die hier geantwortet haben. Ich wollte auch im Prinzip nur wissen, wie es andere lösen.

[Rolf Ramacher]

Hi Manfred,

natürlich habe ich gelesen, daß du Rechnungen ausschliesst. Da ich es aber einmal erlebt habe, wie uns der Steuerberater "aufs Dach" gestiegen ist das Rechnungen zu verändern waren.

Deshalb wollte ich es nur erwähnt haben, wenn man solche Dinge tut.

[Manfred]

Hi Rolf,



sowas ähnliches hatte ich mir schon gedacht.

Aber wenn ich an mein derzeitiges Büroprogramm denke, da kann man nachträglich alles ändern....

[Rudolf]

Hallo,
also ich mache seit 20 Jahren Warenwirtschatssysteme und hab es immer folgendermaßen gelöst:
Für Zusatzadressen eigene Datenbank, Zuweisung bei der jeweiligen Transaktion (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechung, Gutschrift), wenn es eine neue Adresse gibt, dann beim Kunden zusätzlich eintragen, die alte bleibt drin zum Nachdrucken, für die folgenden wird die neue Verwendet. Damit kann sich bei jeder Transaktion die Adresse beliebig ändern.

Artikelnummer bzw. Kundennummer etc. sollten sich nicht ändern, nur in Ausnahmefällen wenn der Kunde unbedingt will, dann werden durch eine eigene Funktion nachträglich überall alle Refernzen darauf auch geändert.

Alte Artikel sollten solange im System bleiben, solange noch irgendwo anders eine Refernz drauf besteht, sonst stimmen die Statistiken nicht mehr. Bei Kunden, Lieferanten etc. ist das egal, da Statistiken nur über die Transaktionsdatei laufen.

Muss nicht der Weisheit letzte Schluss sein, aber es hat sich noch kein Kunde über das System beschwert und ich habe noch nie Probleme damit bekommen.
Grüsse
Rudolf

[Manfred]

Hi Rudolf,

Hallo,
also ich mache seit 20 Jahren Warenwirtschatssysteme und hab es immer folgendermaßen gelöst:
Für Zusatzadressen eigene Datenbank, Zuweisung bei der jeweiligen Transaktion (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechung, Gutschrift), wenn es eine neue Adresse gibt, dann beim Kunden zusätzlich eintragen, die alte bleibt drin zum Nachdrucken, für die folgenden wird die neue Verwendet. Damit kann sich bei jeder Transaktion die Adresse beliebig ändern.

Das habe ich nicht verstanden.

Artikelnummer bzw. Kundennummer etc. sollten sich nicht ändern, nur in Ausnahmefällen wenn der Kunde unbedingt will, dann werden durch eine eigene Funktion nachträglich überall alle Refernzen darauf auch geändert.

Alte Artikel sollten solange im System bleiben, solange noch irgendwo anders eine Refernz drauf besteht, sonst stimmen die Statistiken nicht mehr. Bei Kunden, Lieferanten etc. ist das egal, da Statistiken nur über die Transaktionsdatei laufen.

sehe ich genauso und habe ich bisher auch immer so gemacht.

[Rudolf]

Hallo Manfred,
also eine Tabelle für Kunden mit den Adressen
eine Tabelle mit beliebig vielen Zusatzadressen für jeden Kunden (Lieferadressen etc.)
Dann kann ich wahlweise zu jeder Transaktion eine Zusatzadresse definieren. Wenn nicht, ist die Hauptadresse des Kunden relevant.
Grüsse
Rudolf

[Manfred]

Hi Rudolf,

ach so, alles klar. Ich habe irgendwie vorhin einen Knick in der Optik gehabt und total falsch gelesen.

[Rudolf]

kein Problem
Grüsse
Rudolf